Tradicionalmente, las empresas se han caracterizado por un enfoque burocrático que obligaba a las personas a estar en el mismo lugar si querían trabajar juntas. Actualmente, las nuevas tecnologías permiten que no haya que coincidir obligatoriamente en el tiempo y en el espacio con los componentes del equipo para desarrollar un proyecto o trabajar en el día a día. Tenemos a nuestra disposición decenas de medios efectivos para contactar y compartir información con los demás a través de telefonía, correo electrónico, extranet e intranet, videoconferencias, etc., que nos permiten trabajar con un fin común sin necesidad de gastar tiempo y dinero en hacernos coincidir en un lugar al mismo tiempo.
El software colaborativo y las herramientas digitales han eliminado las barreras que requerían que los trabajadores estuvieran en el mismo recinto. Por ello, cuando hablamos de “equipos remotos”, “equipos geográficamente dispersos” o “equipos virtuales”, nos referimos a algo más que una forma de teletrabajo. Nos referimos a un concepto tan amplio y global como el planeta en el que vivimos.
Pero, como en todo “nuevo negocio”, existen una serie de requisitos que se hace necesario plantear y cumplir. Si trabajar en equipo con personas que tenemos cerca ya supone un reto en según qué situaciones o fases, la complejidad adicional de hacerlo a distancia, lo convierte en un verdadero desafío.
Podríamos destacar estas mejores prácticas o características que distinguen los equipos virtuales altamente efectivos:
- Se componen de empleados con las “tres A” (en inglés): asertividad, responsabilidad y capacidad para trabajar de forma independiente. Asumen la responsabilidad de tener su trabajo hecho, y la de saber cuándo y cómo opinar con inquietudes y sugerencias. Son flexibles si con ello aseguran los resultados.
- Comprenden las expectativas que generan y lo que se espera de ellos. Los roles y responsabilidades, así como las reglas del equipo y protocolos están estrechamente definidos. Los componentes del equipo saben cómo organizar una reunión en otra zona horaria, cómo escalar un problema y cómo ponerse en contacto con un colega sobre un tema urgente. El feedback se comunica con claridad. Los supuestos no existen.
- Están imbuidos de la tecnología pertinente. Los componentes del equipo tienen acceso a las herramientas de colaboración más sofisticadas para que el trabajo del proyecto sea eficaz y sin fisuras. Hacen uso de la mensajería instantánea, la videoconferencia y las redes sociales para conversar en tiempo real.
- Están familiarizados con la dinámica en persona. Los componentes del equipo se reúnen en persona más de una vez en una empresa y entorno social. Aunque no siempre es posible, una sola reunión en persona hace que sea mucho más probable que los empleados confíen y se lleven bien.
- Tienen un director visible. Los componentes del equipo están más comprometidos, son más productivos y están menos estresados cuando ven a su jefe en persona de vez en cuando. Saben en qué está trabajando su jefe y están bien informados sobre cómo las actividades del equipo impactan en los resultados de la organización.
- Construyen y mantienen relaciones sólidas. Los componentes del equipo entienden lo importante que es hablar sobre los conflictos y aprender de sus colegas virtuales como personas. Sobre todo con un equipo nuevo o nueva contratación, el compañerismo es útil para establecer lazos.
- Dirigen grandes reuniones. Las agendas se envían con antelación. Los componentes del equipo son puntuales porque saben que la reunión será breve y productiva. El tiempo para debate está incluido para permitir aportaciones y consenso. Unas normas básicas sensatas, como la reducción de ruido ambiental, mantienen al grupo concentrado y según lo planeado.