Cómo preparar con éxito una negociación

NEGOCIACIÓN: Proceso de interacción comunicativa en que dos o más partes intentan resolver un conflicto de intereses utilizando el diálogo y la discusión como método de actuación.

Cómo preparar con éxito una negociación

Los pasos que se deben llevar a cabo para preparar la negociación son los siguientes:

1. Definir la situación de negociación

Esta definición implica determinar los aspectos que conforman el marco de la negociación que son:

  • Necesidades e intereses de cada una de las partes.
  • Principales objetivos comunes de la negociación, es decir, objetivos referidos a aquellos intereses similares para las dos partes y que justifican la necesidad de negociar.
  • Principales opciones de solución a presentar en la negociación, puesto que es probable que dichos intereses puedan verse satisfechos con diferentes métodos u opciones de solución. Se trata, por tanto, de elegir entre los más ventajosos para todos los implicados.
  • Concesiones económicas, materiales y servicios que podemos canjear a cambio de la satisfacción de nuestros intereses de venta; es decir, los recursos con los que contamos para poder ofrecer una solución creativa ante las demandas de la otra parte.

2. Analizar el entorno en el que tiene lugar la negociación

El entorno tiene que ver con:

  • Las características y particularidades de las personas con las que vamos a negociar y las de su ámbito de actuación.
  • El histórico de la relación y las condiciones establecidas en acuerdos previos con los interlocutores.

3. Analizar la fuerza de negociación de la otra parte

Generalmente, la fuerza de negociación de la otra parte viene definida por:

  • El histórico de relación existente y los acuerdos previos.
  • Las posibles alternativas que tiene la otra persona para satisfacer sus necesidades a través de la negociación con otras personas o entidades
  • La competencia personal del otro negociador.
  • Las opciones de solución posibles, es decir, todos los modos alternativos en que pueden satisfacerse en grado suficiente las necesidades de ambas partes.

4. Definir el papel de cada persona del equipo como interlocutores de la negociación

En el caso de llevar a cabo la negociación con tu equipo, hay que tener en cuenta que cada una de las personas que lo componen actúa como un interlocutor válido y, si algo falla, la percepción negativa se hará extensiva a todos los miembros del equipo. Por eso es necesario que todas las personas contribuyan a valorar y fortalecer el papel que tiene frente al otro interlocutor. Por todo ello es importante.

  • La diversidad de estilos de negociación.
  • El papel que juega cada profesional frente a la otra persona y la información de que dispone para el desarrollo de dicho papel.

5.Seleccionar las opciones de solución más beneficiosas antes de la negociación

A menudo se tiende a negociar sobre posturas en lugar de hacerlo sobre intereses, es decir, adoptamos una postura que suele implicar que ya hemos decidido previamente una opción de solución para el problema que afecta a ambas partes. En la preparación es importante hacer un esfuerzo y generar de un modo creativo diversas opciones que podrían materializarse para satisfacer las necesidades e intereses de ambas partes. Para determinar las posibles opciones de solución deberemos tener en cuenta cuál de todas las propuestas posibles que se van a presentar guarda un equilibrio entre los dos requisitos siguientes:

  • Satisfacer aquellas necesidades e intereses más relevantes para la otra persona.
  • Revalorizar aquellas concesiones que son los puntos fuertes de nuestra oferta.

6. Establecer objetivos para la opción u opciones más deseables para nuestros intereses

Una vez definidas las opciones de negociación que más nos interesan, el siguiente paso consiste en establecer objetivos parciales para la negociación. Para ello es importante:

  • Definir los aspectos concretos a negociar de un modo descriptivo y analítico. Esta definición debe incluir:
    • La ganancia máxima y más deseable con la menor inversión posible, sin perjudicar los intereses del otro a menos que no nos importe la relación posterior.
    • La ganancia media que permite un resultado ganar-ganar en que los intereses comunes se ven satisfechos y los intereses parciales quedan cubiertos de un modo satisfactorio.
    • El valor mínimo aceptable de ganancia y el nivel máximo de inversión que estamos dispuestos a realizar.
  • Identificar otras partes o grupos que puedan sentirse aludidos o afectados por el resultado de la negociación. Es necesario valorar siempre la repercusión que los resultados de nuestra negociación puedan tener.

7. Recabar información

A continuación, deberemos recoger toda aquella información que pueda ayudarnos a argumentar los objetivos que pretendemos conseguir.

Es importante conseguir información que nos permita anticipar las objeciones que la otra persona pueda plantearnos para generar soluciones y respuestas que satisfagan sus necesidades. La objeción es un contraargumento de la otra persona. Puede ser:

  • Objeción excusa: lo que la otra persona pretende es una evasiva para eludir un compromiso.
  • Objeción verdadera: la otra persona está expresando un verdadero interés hacia nuestra oferta y puede que necesite más información, más explicaciones o aclaraciones que le permitan tomar la decisión.
  • Objeción táctica: la otra persona quiere ponernos a prueba para conocer nuestros límites en la negociación y lanza un “globo sonda”.

8. Secuenciar o priorizar objetivos

Una vez definidos los objetivos deberemos tener en cuenta en qué orden será conveniente tratarlos con la otra persona. A menudo, cerrar acuerdos sobre algún aspecto de modo previo a otro, nos aporta importantes ventajas.

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