Los “ladrones del tiempo” y cómo gestionarlos

Es parte del trabajo ser interrumpido, por lo que habrá que aprender a manejar las interrupciones siendo exigentes con el tiempo pero amables con las personas.

Se ha consensuado que un “ladrón de tiempo” es toda persona, actividad o circunstancia que dificulta la consecución de unos objetivos predefinidos para un periodo determinado y que, por tanto, “roba” un tiempo que debería ser empleado en la actividad original. Los podemos dividir en dos tipos:

  • Ladrones mayores (normalmente atienden a factores internos): tienen que ver con la incorrecta asignación de tiempo a las tareas. Son causados por una errónea concepción del propio trabajo y por una excesiva rigidez en la distribución del tiempo. Requiere de una revisión completa de los objetivos, prioridades y tareas incluidas en cada puesto de trabajo.
  • Ladrones menores (relacionados con factores externos:) se encuentran en el entorno (mails, teléfonos fijo y móvil, reuniones, uso que hacemos de internet, desplazamientos,…); las personas (visitas inesperadas, interrupciones, impuntualidades…); uno/a mismo/a (desorientación, desorden, indisciplina, falta de voluntad y constancia…). Su detección requiere de autoevalución para poder aplicar normas de trabajo adecuadas y aplicar las habilidades implicadas en la gestión del tiempo.

Los ladrones del tiempo más habituales en el ámbito laboral son:

  1. Correo electrónico.
  2. Teléfono.
  3. Visitas.
  4. Reuniones.
  5. Perfeccionismo.
  6. Desorden.
  7. Dejar para mañana lo que se podría haber hecho hoy.

A continuación se detallan en qué consiste cada uno de ellos y las posibles soluciones que podemos aplicar en cada caso.

1. Correo electrónico: es, quizás, la herramienta tecnológica de trabajo más productiva y relevante aportada por las nuevas tecnologías de la información, pero también la que puede suponer una pérdida de tiempo importante.

Al ser una puerta de “libre acceso”, se cuelan todo tipo de mensajes. La pérdida de tiempo aumenta con la tendencia o necesidad psicológica de atender al correo conforme van entrando los mensajes.

Suele provocar interrupciones constantes debido a que muchas personas lo mantienen abierto e incluso activan alarmas que avisan cuando llega un nuevo mensaje.

Son pérdidas de tiempo también aquellos correos que van en copia a bastantes personas cuando es posible que el asunto solo concierna o interese a una parte. Otras veces son jocosos, curiosos, de cortesía, pero intrascendentes.

Soluciones:

  • Delimitar un tiempo para abrir y contestar mensajes (puede ser al principio y/o al final de la mañana o del día).
  • Borrar lo que no sea de interés, archivar los mensajes importantes y responder en función de la urgencia e importancia.
  • Disponer de un sistema eficaz de filtrado de mensajes.
  • Elaborar listas de correo por grupos de interés que permita archivar y recuperar con facilidad los mensajes.

2.Teléfono: sin soslayar sus evidentes ventajas, se ha convertido en un incordio en lo que a la gestión del tiempo se refiere, sobre todo en el caso de los teléfonos móviles.

Aunque es una herramienta que facilita nuestra labor, favorece interrupciones constantes. Aunque estemos realizando una tarea importante, tendemos a reaccionar ante el sonido del teléfono de manera casi inmediata. Esto supone invertir tiempo en la llamada y en recobrar nuestra atención y concentración en la tarea que estábamos realizando.

Si somos nosotros/as los/as que efectuamos las llamadas, el problema surge cuando lo hacemos sin atender a ningún criterio de organización de las mismas, incluso sin tener en cuenta que puede haber una mejor vía para resolver un asunto.

Soluciones:

Para controlar el uso que del telefóno debemos:

  • Decidir qué llamadas se van a atender y cuáles se van a realizar.
  • Establecer cuándo se van a contestar y cuándo vamos a telefonear.
  • Valorar el tiempo que se va a emplear.

3. Visitas: las interrupciones por parte de otras personas pueden llegar a absorber hasta un 30% de nuestro tiempo y rompen la concentración. Algunas son inevitables sin embargo, hay que reducirlas cuanto sea posible.

Soluciones:

En las visitas programadas:

  • Calcular el tiempo de atención necesario y procurar ajustarse a él.
  • Si se trata de personas ajenas a la empresa, si es posible, concretar horas fijas de visita, fuera de las cuales no se podrá atender.
  • Establecer filtros a través de la/el secretaria/o o personas de recepción.

En las visitas no programadas: procurar que la persona esté el menor tiempo posible, para ello:

  • Intentar que la persona no se acomode, recibirla y mantener la conversación de pie.
  • Llimitar el tiempo mediante fórmulas del tipo: “sólo dispongo de 10 minutos”.
  • Delegar en otras personas.
  • Posponer la visita para otro momento más oportuno.

4. Reuniones: suelen ser uno de los factores que acarrean más pérdida de tiempo si:

  • No son necesarias, por lo que la pérdida de tiempo se multiplica por el número de asistentes. Si esto se repite con frecuencia, suele predisponernos negativamente hacia las mismas.
  • No se preparan (objetivos, orden del día, tareas previas…).
  • No tienen un tiempo limitado.
  • No se gestionan adecuadamente, convirtiéndose en encuentros “amistosos” pero improductivos.
  • No se fijan responsables ni tareas derivadas de los acuerdos

 Soluciones:

Si somos nosotros los que queremos organizar una reunión es importante tener en cuenta los siguientes aspectos.

  • Preparar la reunión con los asuntos que se van a tratar y el tiempo que se va a invertir en cada uno de ellos.
  • Definir también qué personas deben asistir y no convocar a personas de forma innecesaria.
  • Programar el momento adecuado (hora, día de la semana…), dónde y cuándo tendrá lugar la reunión.
  • Establecer tiempo máximo de duración. Las reunionesde de más de una hora u hora y media , generalmente, no son más productivas.
  • No entrar en discusiones que nos alejen del objetivo de la reunión.

5. Perfeccionismo: se trata de una actitud que hace que, por mucho que se trabaje, no se tenga la sensación de estar haciendo lo suficiente. Como toda actitud nos predispone para afrontar una situación y esto queda reflejado en nuestro comportamiento: por muy buenos que sean los resultados, siempre uno/a se exige más y esto supone emplear un tiempo extra para intentar conseguirlo.

Los problemas que presenta la persona perfeccionista en el trabajo son:

  • Dificultad a la hora de establecer prioridades entre las tareas.
  • Emplear excesivo tiempo en tareas sencillas.
  • Repasar repetidamente tareas realizadas.
  • Centrarse en detalles, ignorando la tarea en conjunto.
  • No guiarse por intereses prácticos a la hora derealizar una tarea.

Soluciones:

El primer paso para controlar la actitud perfeccionista es darnos cuenta de qué tipo de ideas la están produciendo. Son ideas o pensamientos que aluden:

  • Al modo de llevar a cabo nuestro trabajo, al método que utilizamos y que, generalmente se cree que no es adecuado o, por lo menos, no lo suficientemente como para alcanzar los resultados que se desean conseguir: “tengo que esforzarme más para hacerlo perfecto”, “si cometo algún error se invalidará todo el trabajo”, “voy a repasarlo una vez más para comprobar que está todo bien” etc.
  • Al nivel de exigencia que nos piden en el desempeño de nuestro trabajo: “si el trabajo tiene algún fallo lo van a rechazar”, “solo puedo entregar el proyecto si no tiene fallos” etc.

El segundo paso sería cuestionar la validez y utilidad de este tipo de pensamientos y si existen verdaderamente razones que nos permitan confirmarlos y comprobar qué efecto tienen en nuestro  comportamiento: ” ¿qué pruebas tengo de lo que estoy pensando?”, “¿me ayuda esta idea a desempeñar de manera más eficiente mi trabajo?”

El tercer paso consistiría en sustituir esas ideas, que se convierten en “frenadores” de nuestro trabajo, por otros pensamientos más realistas y positivos, que nos permitan adoptar una actitud más positiva y práctica en el trabajo: “es normal cometer algún fallo”, “me resulta más útil en mi trabajo atender al conjunto del trabajo que centrarme en que cada detalle esté perfecto” etc.

 6. Desorden: pasar demasiado tiempo buscando algo que no se dejó en su lugar o que haya demasiados elementos distractores que hagan parar y reiniciar la tarea que se estaba realizando, son factores que deben hacer plantearnos la organización en nuestro lugar de trabajo.

Hay personas que pierden hasta una cuarta parte de la jornada laboral “buscando cosas”. Tener  desordenado nuestro entorno de trabajo, además de producir mala imagen, puede ser, en si mismo, una fuente de estrés.

Soluciones:

Conviene tener el entorno de trabajo ordenado:

  • La mesa.
  • Los ficheros (físicos y digitales).
  • La documentación.
  • El material de oficina.
  • Los útiles de trabajo.

Cuando nos llegue un documento de papel o electrónico hay que archivarlo inmediatamente usando una metodología de archivo consistente que nos permita encontrar la información rápidamente cuando la necesitemos. Tendremos encima de nuetra mesa, al margen del material de oficina necesario, la documentación relativa solo al asunto que estemos tratando en cada momento, el resto estará en los archivos.

7. Dejar para mañana lo que se podría haber hecho hoy: dejar las cosas para otro momento de manera asidua puede deberse a falta de claridad de criterio respecto a las prioridades, o a estrés, pereza, irresponsabilidad… En general, dejar cosas pendientes suele generar aún más estrés y sentimientos de culpabilidad, sobre todo si ocurre con frecuencia. La inercia y la falta de planificación suelen ser las causas de este tipo de aplazamientos.

Sabías que…

Se denomina procrastinación (postergación o posposición) a la acción o hábito de retrasar actividades o situaciones que deben atenderse, sustituyéndolas por otras situaciones más irrelevantes o agradables.

 Soluciones

En primer lugar, debemos preguntarnos por qué aplazamos las tareas: ¿demasiado trabajo?, ¿falta de interés?, ¿agobio?, ¿estrés?, ¿sentimientos de desagrado respecto a lo que tenemos que hacer?, ¿desorganización?…  Si es algo que nos ocurre con frecuencia y ello nos acarrea consecuencias negativas:

  • Dedicaremos 15 minutos diarios a planificar nuestro trabajo.
  • Analizaremos qué tipo de tareas son las que estamos aplazando y buscaremos una alternativa de acción para que no queden por hacer.
  • Estableceremos los descansos oportunos en los momentos en los momentos adecuados si lo que está produciendo esta situación es el cansancio o la fatiga.

 

Material extraido del curso online: Gestión del tiempo

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