Estrategias de gestión y planificación del tiempo

El requisito necesario para iniciar una buena gestión del tiempo es partir del análisis de la propia situación. Esto supone un ejercicio de observación y descripción de los acontecimientos para establecer un punto de partida, una línea base que nos de información de los problemas que pueden estar apareciendo, de su frecuencia, intensidad y/o duración.

El establecer una línea base nos va a permitir:

  • Cuantificar el tiempo que empleamos en nuestro trabajo.
  • Ver las dificultades que están apareciendo.
  • Plantearnos objetivos a alcanzar.
  • Analizar los cambios que se tienen que introducir.

La planificación:

La planificación global de una actividad implica la puesta en marcha de una planificación temporal. Ésta es el instrumento que nos va a permitir establecer cuándo empezar una actividad y cuánto tiempo va a ser necesario invertir para realizarla. A la hora de planificar, puede ser útil seguir un esquema de actuación que nos indique los pasos más importantes a realizar. En este sentido, podemos utilizar el método ALPEN, que implica:

  1. Establecer metas elaborando un listado de todas las actividades a realizar.
  2. Estimar el tiempo necesario para cada actividad de la manera más realista posible.
  3. Reservar tiempo para imprevistos, lo que nos permitirá enfrentarlos sin que afecte de manera negativa al plan que estamos llevando a cabo.
  4. Determinar la importancia de cada una de las actividades y establecer prioridades, evaluando el tiempo requerido y el tiempo disponible. Un procedimiento útil en este sentido es:

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  1. Utilizar un instrumento de planificación (agenda).
  2. Emplear sistemas de control para evaluar la trayectoria del trabajo, sobre todo en planificaciones a medio y largo

Consejos para la planificación:

  1. No ser rígido.
  2. Elaborar un calendario.
  3. Hacer una planificación realista.
  4. Diferenciar entre importante y urgente.
  5. Distinguir entre actuar de manera eficiente y eficaz.
  6. Reservar espacios para imprevistos.
  7. Establecer prioridades.
  8. Atender a las capacidades personales.
  9. Fijar plazos y fechas límite.
  10. Planificar la rutina.
  11. Planificar por escrito: utilizar instrumentos de planificación como agendas, pizarras, listas de control, etc.
  12. Seguir la regla del 60:40, dedicando el 60% del tiempo a las actividades planificadas y el 40% a imprevistos.

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