Desaprender para aprender a controlar el tiempo

Llamadas, reuniones, correos electrónicos, papeleo, visitas, imprevistos incontrolados… son, por lo general, los responsables de no alcanzar los objetivos que nos proponemos, cumplir los plazos o trabajar mejor. Además todo ello puede llegar a ser fuente de estrés laboral.

La gestión y organización eficaz del tiempo puede parecer, en principio, un concepto simple, una habilidad que se puede desarrollar simplemente con una buena disposición personal y el conocimiento de cuatro reglas básicas que nos ayuden a organizar nuestra actividad laboral.

Sin embargo, la experiencia cotidiana nos demuestra que, en la práctica, ha de ser algo más complejo ya que, no nos bastan unas buenas y fundadas intenciones para corregir déficits en este aspecto y, que a pesar de los trastornos y consecuencias negativas que reporta, a nivel personal y organizacional, la gestión del tiempo es un problema y “un caballo de batalla” en la actividad laboral en general.

Aunque la afirmación pueda parecer simple, la gestión eficaz del tiempo en el ámbito laboral es una cuestión de comportamiento y de hábitos, sin embargo es una competencia compleja en la que se ven implicadas habilidades diversas y, que está afectada por variables que tienen que ver con las condiciones de las tareas, el entorno laboral y determinadas características y habilidades personales.

El tratamiento eficaz y la adquisición de esta competencia entendida como “la organización y el uso del espacio temporal laboral, de manera que se disponga y se dedique el mínimo tiempo requerido a la realización de una actividad en función de una serie de criterios de eficacia (jerarquía de objetivos, prioridad y urgencia, pertinencia, resultados…)”, requiere de un análisis de obstáculos/facilitadores a distintos niveles.

Estos niveles de análisis son:

  • Condiciones ambientales-laborales: tareas, funciones, organización del trabajo, personal de apoyo, recursos, interrupciones…
  • Condiciones y habilidades personales: habilidades para la solución de problemas y toma de decisiones, habilidades para el comportamiento social asertivo, habilidades de discriminación, valoración y priorización de situaciones, autocontrol y autogestión…
  • Conocimiento de las reglas para el control eficaz del tiempo (reglas de planificación, estimación de prioridades, delegación, etc.).

Es decir, en la mayoría de las ocasiones, adquirir competencia para el control eficaz del tiempo, implica algo más que una serie de conocimientos o procedimientos de organización; implica desaprender una serie de hábitos inadecuados, que facilitan la dispersión y un reparto ineficaz del mismo y aprender otros hábitos que facilitan el control de la actividad según unos criterios y planificación adecuados.

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