7 características de los equipos virtuales altamente efectivos

Tradicionalmente, las empresas se han caracterizado por un enfoque burocrático que obligaba a las personas a estar en el mismo lugar si querían trabajar juntas. Actualmente, las nuevas tecnologías permiten que no haya que coincidir obligatoriamente en el tiempo y en el espacio con los componentes del equipo para desarrollar un proyecto o trabajar en el día a día. Tenemos a nuestra disposición decenas de medios efectivos para contactar y compartir información con los demás a través de telefonía, correo electrónico, extranet e intranet, videoconferencias, etc., que nos permiten trabajar con un fin común sin necesidad de gastar tiempo y dinero en hacernos coincidir en un lugar al mismo tiempo.

El software colaborativo y las herramientas digitales han eliminado las barreras que requerían que los trabajadores estuvieran en el mismo recinto. Por ello, cuando hablamos de “equipos remotos”, “equipos geográficamente dispersos” o “equipos virtuales”, nos referimos a algo más que una forma de teletrabajo. Nos referimos a un concepto tan amplio y global como el planeta en el que vivimos.

Pero, como en todo “nuevo negocio”, existen una serie de requisitos que se hace necesario plantear y cumplir. Si trabajar en equipo con personas que tenemos cerca ya supone un reto en según qué situaciones o fases, la complejidad adicional de hacerlo a distancia, lo convierte en un verdadero desafío.

Podríamos destacar estas mejores prácticas o características que distinguen los equipos virtuales altamente efectivos:

  1. Se componen de empleados con las “tres A” (en inglés): asertividad, responsabilidad y capacidad para trabajar de forma independiente. Asumen la responsabilidad de tener su trabajo hecho, y la de saber cuándo y cómo opinar con inquietudes y sugerencias. Son flexibles si con ello aseguran los resultados.
  1. Comprenden las expectativas que generan y lo que se espera de ellos. Los roles y responsabilidades, así como las reglas del equipo y protocolos están estrechamente definidos. Los componentes del equipo saben cómo organizar una reunión en otra zona horaria, cómo escalar un problema y cómo ponerse en contacto con un colega sobre un tema urgente. El feedback se comunica con claridad. Los supuestos no existen.
  1. Están imbuidos de la tecnología pertinente. Los componentes del equipo tienen acceso a las herramientas de colaboración más sofisticadas para que el trabajo del proyecto sea eficaz y sin fisuras. Hacen uso de la mensajería instantánea, la videoconferencia y las redes sociales para conversar en tiempo real.
  1. Están familiarizados con la dinámica en persona. Los componentes del equipo se reúnen en persona más de una vez en una empresa y entorno social. Aunque no siempre es posible, una sola reunión en persona hace que sea mucho más probable que los empleados confíen y se lleven bien.
  1. Tienen un director visible. Los componentes del equipo están más comprometidos, son más productivos y están menos estresados cuando ven a su jefe en persona de vez en cuando. Saben en qué está trabajando su jefe y están bien informados sobre cómo las actividades del equipo impactan en los resultados de la organización.
  1. Construyen y mantienen relaciones sólidas. Los componentes del equipo entienden lo importante que es hablar sobre los conflictos y aprender de sus colegas virtuales como personas. Sobre todo con un equipo nuevo o nueva contratación, el compañerismo es útil para establecer lazos.
  1. Dirigen grandes reuniones. Las agendas se envían con antelación. Los componentes del equipo son puntuales porque saben que la reunión será breve y productiva. El tiempo para debate está incluido para permitir aportaciones y consenso. Unas normas básicas sensatas, como la reducción de ruido ambiental, mantienen al grupo concentrado y según lo planeado.

 

Extraído del curso online sobre cómo trabajar en remoto: Curso online: Cómo trabajar en equipos remotos

 

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